ARSIP

PENGERTIAN ARSIP
Menurut UU No. 43/2009 tanggal 23 Oktober 2009, yang dimaksud dengan:

a.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip

b.Arsip adalah: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

c.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

d.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operaional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

e.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.

f.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

g.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/ atau lembaga kearsipan.

h.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

TUJUAN

Dalam UU No.43/2009, pada pasal 3 disebutkan bahwa:

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendididkan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta arnri sebagai penyelenggara kearsipan nasional;

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;

c.   Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara  dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;

f.   Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

h.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

AZAS KEARSIPAN

Dalam UU No.43/2009, pada pasal 4 disebutkan bahwa

a.     Kepastian hukum;

b.     Keautentikan dan keterpercayaan;

c.      Keutuhan

d.     Asal usul (principle of provenance);

e.      Aturan asli (principle of original order);

f.       Keamanan dan keselamatan;

g.     Keprofesionalan;

h.     Keresponsifan;

i.       Keantisipatifan;

j.       Kepartisipatif;

k.     Akuntabilitas;

l.       Kemanfaatan;

m.Aksesibilitas;dankepentinganumum                                                                                                                                                                                                                                                                   

ARSIP KANTOR PERTANAHAN
Jenis-jenis arsip yang disimpan antara lain:  Arsip Warkah, Arsip Buku Tanah, Arsip Surat Ukur, Arsip Gambar Ukur, Peta Pendaftaran, Arsip Peta Tematik lainnya, arsip kepegawaian, arsip keuangan dll

1.Warkah

a.Warkah adalah dokumen yang merupakan alat pembuktian data fisik dan data yuridis bidang tanah yang telah dipergunakan sebagai dasar pendaftaran bidang tanah tersebut. (Ps.1 angka 12 PMNA/KBPN No.3 tahun 1997)  

b.Arsip Warkah  dapat digolongkan dalam pengertian:  Arsip vital dan inaktif 

c. Warkah pada dasarnya ber-asal dari 2 (dua) kegiatan pokok, yaitu:

1)Pendaftaran tanah pertama kali (penerbitan sertipikat pertama), adapun  warkahnya antara lain berisi: Surat keputusan pemberian hak berikut risalah panitia, bukti kepemilikan atau penguasaaan, Copy KTP/KK  dan   keterangan pendukung lainnya

2)Perubahan data pendaftaran tanah seperti kegiatan pendaftaran peralihan hak (arsipnya berisi seperti akta jual beli, akta Hibah, Surat Keterangan Warisan, copy PBB, Copy KTP/KK,  SSB dsb), kegiatan pendaftaran hak  tanggungan (arsipnya berisi seperti akta Hak Tanggungan, SKMHT dan data pendukung lainnya), kegiatan pendaftaran Roya, pemisahan –penggabungan bidang tanah  dll

Gambar: tempat penyimpanan warkah (masih sederhana)

2. Buku Tanah

 

a. Buku Tanah adalah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik suatu obyek pendaftaran tanah yang sudah ada haknya (Ps.1 angka 19 PP No.24 tahun 1997

b. Arsip Buku Tanah ini dapat digolongkan dalam pengertian arsip Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operaional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 

c. Arsip Buku Tanah juga dapat digolongkan dalam pengertian arsip Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus

 

Gambar: Arsip Buku Tanah (penyimpanannya masih sederhana)

1. Gambar ukur adalah dokumen tempat mencantumkan gambar suatu bidang tanah atau lebih dan situasi sekitarnya serta data hasil pengukuran bidang tanah berupa jarak, sudut, azimuth maupun sudut jurusan. 

 

2. Surat Ukur adalah dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian